Política de Tratamiento de Datos Personales (Política de Privacidad)
1. INTRODUCCIÓN
CLANAPPS S.A.S. es una compañía en Colombia que tiene como actividad principal conectar Usuarios/Establecimientos con Fabricantes/Distribuidores/Mayoristas por medio de una plataforma virtual compuesta por una página Web, varias aplicaciones móviles sectoriales y múltiples aplicaciones móviles marca blanca, para que los Usuarios/Establecimientos ingresen, se informen sobre los productos y/o servicios exhibidos y puedan colocar “Ordenes de Pedido” directamente con los Clientes de ClanApps S.A.S de manera electrónica, y en general todo tipo de actividades complementarias.
CLANAPPS S.A.S., con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen presenta la siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante “Política de Tratamiento”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con CLANAPPS S.A.S. como lo son socios, proveedores, clientes, empleados, colaboradores, personal de los Establecimientos y cualquier otra persona natural de la cual CLANAPPS S.A.S., obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado por CLANAPPS S.A.S. o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta o a causa del uso de los servicios ofrecidos por CLANAPPS S.A.S por parte de sus clientes.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de CLANAPPS S.A.S., y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
Ya que CLANAPPS S.A.S es un plataforma de contacto de Establecimientos con proveedores, distinguimos dos momentos para el tratamiento de datos, el primero de ellos se da, en el momento en que un Usuario en calidad de interesado en el uso de alguno de nuestros productos se registra en la plataforma y dos cuando dicho usuario en representación de un establecimiento le solicita a alguno de nuestros clientes ser codificado por el mismo para poder desarrollar operaciones de colocación de “Ordenes de Pedido”.
En cada uno de los casos el Usuario/Establecimiento deberá aprobar y autorizar el tratamiento de datos en forma independiente, es decir para CLANAPPS S.A.S y para cada uno de nuestros clientes con los cuales desee tener una relación comercial.
Para efecto de la política de tratamiento de datos, CLANAPPS S.A.S limitara el manejo de datos personales a labores de soporte, promoción de nuestros servicios y atención técnica.
2. DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.
Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) Usuarios/Establecimientos que voluntariamente se han registrado en la plataforma; (ii) Contratistas; (iii) proveedores (iv) todas aquellas personas no vinculadas a CLANAPPS S.A.S. de quien se haga tratamiento de los datos personales; (v) Personal contratado por nuestros Clientes.
Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales. Ninguno de los cuales será recolectado por CLANAPPS S.A.S.
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Habeas data: Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales. En este caso, será CLANAPPS S.A.S. el Responsable o Encargado del tratamiento.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
Formas de recabar los datos personales: CLANAPPS S.A.S. podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de las aplicaciones móviles desarrolladas por CLANAPPS S.A.S.; (ii) Inscripción y uso de la página Web Corporativa y Web Cedis de CLANAPPS S.A.S.; (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con CLANAPPS S.A.S.; (iv) Inscripción como Cliente de CLANAPPS S.A.S.
3. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
4. DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:
Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
5. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Establecimientos/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de CLANAPPS S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
* Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma de CLANAPPS S.A.S. por el uso de cookies. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, ubicación geoespacial, dirección IP entre otros.
* Mediante el intercambio de correos electrónicos.
* A través del acceso a páginas Web de la compañía.
* A través del acceso a las aplicaciones móviles, creando el usuario y contraseña.
* A través de llamadas telefónicas.
* A través del registro de conceptos en las operaciones soportadas por el servicio, específicamente el caso de comerciales, apoyo logístico, comercial, mercadeo, auxiliares de campo, etc.
* A través de registro como Clientes
* A través del registro como usuario de Web Cedis
* A través de la solicitud de información en la pagina corporativa
* Mediante eventos realizados por CLANAPPS S.A.S
* Mediante las transmisión o transferencia por parte de sus Clientes.
Forma de recolectar los datos de los Trabajadores
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:
* A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
* A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
* A través de las hojas de vida académicas de los empleados.
* A través del formato de ingreso a CLANAPPS S.A.S. o formato de solicitud de empleo.
* Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
* En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
* Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
* Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
* Por medio de afiliación a las plataformas web ofrecidas por CLANAPPS S.A.S.
Forma de recolección de Proveedores
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:
* A través de ofertas de servicios.
* A través del intercambio de correos electrónicos.
* A través del contrato de cooperación.
* A través del contrato de prestación de servicios.
* A través portafolios de servicios.
* A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
Forma de recolección de Socios
Recolección de los datos personales de socios
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:
* A través de la suscripción de acciones.
* Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
* A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que recolecta CLANAPPS S.A.S., son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado de CLANAPPS S.A.S. en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.
Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios
* Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
* Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
* Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades y/o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía y sus clientes.
* Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
* Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
* Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
* Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales CLANAPPS S.A.S. está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes.
* Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
* Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de CLANAPPS S.A.S.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
* Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
* Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de CLANAPPS S.A.S y/o Clientes. tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a CLANAPPS S.A.S, entre otros.
* Prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.
* Creación y administración de la cuenta del usuario.
* Manejo de conceptos incluidos en el servicio que tengan que ver con datos personales como: comerciales, usuarios/establecimientos, administradores, proveedores, personal de logística y auxiliares comerciales en campo, en donde CLANAPPS S.A.S opera como delegado en el manejo de los datos personales registrados por parte de nuestros clientes en las bases de datos de la plataforma.
* Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación de soporte y comercial entre el usuario y CLANAPPS S.A.S/Clientes.
* Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y/o plataforma CLANAPPS S.A.S, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
* Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
* Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y funcionalidades adecuadas para cubrir sus necesidades específicas.
* Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
* Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
* Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
* Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
* Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
* Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
* Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de usuarios.
* Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
* Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a terceros con los que CLANAPPS S.A.S. desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer Transmisión o Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
* Remitir información a los Encargados del Tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio de CLANAPPS S.A.S.
* Transferir y transmitir sus datos personales a terceros aliados comerciales de CLANAPPS S.A.S. que ofrecen sus productos y servicios en la Plataforma CLANAPPS S.A.S con el fin de hacer eficiente el contacto entre el Titular y el Cliente, en los términos del artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.
* Acceder y consultar sus datos personales en las centrales de información crediticia y financiera, recabar información relevante del comportamiento crediticio, y conservar, almacenar y usar los datos personales para envío de pauta comercial y publicitaria, y para contactarme en relación con asuntos propios de la actividad comercial de CLANAPPS S.A.S y sus Clientes.
Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y colaboradores
* Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos.
* Contactar a los trabajadores y colaboradores para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional que tienen con CLANAPPS S.A.S.
* Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los trabajadores y colaboradores en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
* Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del tratamiento con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato.
* Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas.
* Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento según él cargo del trabajador y/o colaborador.
* Ejecutar los contratos que se hayan celebrado con los trabajadores y colaboradores.
* Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre CLANAPPS S.A.S. y los trabajadores y colaboradores, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, trámite de sus solicitudes de terminación del contrato y/o de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.
* Gestionar las consultas realizadas por los trabajadores y colaboradores.
* Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario de conformidad con las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás disposiciones normativas aplicables.
* La generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por CLANAPPS S.A.S.
* Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los trabajadores y colaboradores.
* Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para los trabajadores y colaboradores y sus beneficiarios.
* Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de CLANAPPS S.A.S. previo cumplimiento del debido proceso.
* Para el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como de las políticas internas de CLANAPPS S.A.S.
* Para verificar la información contenida en la hoja de vida suministrada a CLANAPPS S.A.S.
* Prevenir el fraude o el uso inadecuado de la información, programas, instalaciones y/o equipos a los que en virtud de la relación laboral los trabajadores y/o colaboradores tengan acceso.
* Registrar la información del grupo familiar de los trabajadores y colaboradores de CLANAPPS S.A.S. para el cumplimiento de los deberes que la Ley señala, así como para hacerlos participes de las actividades de bienestar o beneficios que provea CLANAPPS S.A.S.
* Realizar un control de acceso a las instalaciones de CLANAPPS S.A.S.
* Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a CLANAPPS S.A.S.
* Recolectar información depositadas en centrales de riesgo.
* Satisfacer obligaciones legales, como las relacionadas con la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los trabajadores y colaboradores, con cualquier información de que disponga legítimamente.
* Para la emisión de certificaciones laborales a solicitud de los trabajadores y colaboradores y/o de cualquier autoridad competente.
* Para contactar a acudientes de trabajadores y colaboradores en caso de emergencia.
* Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los trabajadores y colaboradores.
* Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
* Para informar a los clientes y proveedores de los equipos de trabajo en CLANAPPS S.A.S.
* Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los trabajadores y colaboradores.
* Envío ofertas de trabajo.
* Envío de comunicaciones a través de cualquier canal, con ocasión de actividades de mercadeo y asistencia contractual.
* Garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados de CLANAPPS S.A.S.
* Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes, para realizar investigaciones o sanciones de índole disciplinarias o penales según sea el caso.
* Validación de información de ingreso y egreso de las instalaciones físicas de CLANAPPS S.A.S.
* Establecimiento de un sistema de identificación biométrica en su esquema de seguridad.
* Transferencia y transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de CLANAPPS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Finalidad de tratamiento de los datos de los Usuarios/Establecimientos/Clientes
* Llevar registro de entrada y salida del edificio de CLANAPPS S.A.S.
* Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
* Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
* Brindarle capacitación permanente al Usuario/Establecimiento/Clientes sobre el uso de la plataforma dispuesta por CLANAPPS S.A.S.
* Llevar control del número de Usuarios/Establecimientos/Clientes existentes dentro de de la plataforma dispuesta por CLANAPPS S.A.S.
* Realizar gestión de estadísticas internas, con el fin de hacer seguimiento al servicio.
* Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas suministrados por los Usuarios/Establecimientos/Clientes.
* Creación de una cuenta en la plataforma dispuesta por CLANAPPS S.A.S. para uso de los Usuarios/Establecimientos/Clientes.
* Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
* Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
* Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de CLANAPPS S.A.S y sus Clientes.
* Transmitir datos personales a Clientes nuestros con los cuales el Usuario/Establecimiento desee entrar en contacto para realizar operaciones de “Ordenes de Pedido”.
* Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad.
* Conservar registros históricos de CLANAPPS S.A.S. y mantener contacto con los Usuarios/Establecimientos.
* Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
* Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
* Entregar la información recolectada a terceros con los que CLANAPPS S.A.S. contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales CLANAPPS S.A.S. está obligada según lo contenido en las leyes pertinentes.
* Transmitir y/o Transferir los datos personales a terceros ubicados en cualquier país o servidor en otro país.
* Comunicar y permitir él acceso a los datos personales suministrados, a terceros proveedores de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de CLANAPPS S.A.S.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de CLANAPPS S.A.S. tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a CLANAPPS S.A.S, entre otros.
* Transferencia y transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de CLANAPPS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que CLANAPPS S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
* Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en la base de datos de CLANAPPS S.A.S.
* Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
* Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
* Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
* Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
* Mantener un registro de la información de proveedores.
* Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
* Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de CLANAPPS S.A.S.
* Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
* Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores y CLANAPPS S.A.S.
* Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
* Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de CLANAPPS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
* Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
* Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de CLANAPPS S.A.S.
* Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, facturas, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción.
* Mantener contacto con los proveedores.
* Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
* Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información recibida para realizar la vinculación como proveedor.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información recibida para realizar control y prevención de fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
* Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
* Realizar operaciones y gestiones relacionadas con la generación y pago de facturas, emisión de certificaciones, contabilidad, etc.
* Cumplimiento de deberes y obligaciones legales.
* Envío de comunicaciones a través de cualquier canal relacionadas con el objeto social de CLANAPPS S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a CLANAPPS S.A.S.
* Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de los Clientes
* Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en la base de datos de CLANAPPS S.A.S.
* Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada;
* Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación, promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de CLANAPPS S.A.S.
* Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, facturas, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción.
* Registrar y operar datos del personal del Clientes, relacionados con la funcionalidad de la plataforma.
* Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
* Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
* Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información recibida por el titular de la información para realizar la vinculación como cliente o proveedor.
* Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención de fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
* Realizar de conformidad con la ley los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
* Realizar operaciones y gestiones relacionadas con la generación y pago de facturas, emisión de certificaciones, contabilidad, etc.
* cumplimiento de deberes y obligaciones legales.
* Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de CLANAPPS S.A.S. tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a CLANAPPS S.A.S, entre otros.
* Transferencia y transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de CLANAPPS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de CLANAPPS S.A.S. tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:
* Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
* Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
* Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
* Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
* Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
* Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de CLANAPPS S.A.S., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
7. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: ElTitular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.
Todos los visitantes de las Plataformas de CLANAPPS S.A.S. deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de CLANAPPS S.A.S.
Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas entre otros.
8. CANALES DE ACCESO Y MECANISMOS DISPUESTOS POR CLANAPPS S.A.S.
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, CLANAPPS S.A.S. habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE de CLANAPPS S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
Usuarios/Establecimientos
* Atención electrónica: El Titular del dato podrá realizar la solicitud a través de la opción de soporte técnico disponible en la plataforma CLANAPPS S.A.S.
* Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal en la dirección Calle 27 sur No 27b-87, Envigado. Colombia, acreditando de forma previa y suficiente su identidad.
* SIC Facilita: El Titular tiene la posibilidad de acudir al canal dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos.
Consultas
Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, CLANAPPS S.A.S. dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:
1. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:
1. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
5. Documento que acredite la calidad en que obra.
6. Copia documento de identidad del Titular.
7. Descripción completa de la consulta.
8. Dirección y datos de contacto del consultante.
9. Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
10. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
11. El nombre y número de identificación del Titular.
12. Copia Documento de identidad del representante legal.
13. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
14. Copia documento de identidad del Titular.
15. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
16. Descripción completa de la consulta.
17. Dirección y datos de contacto del consultante.
Quejas y/o reclamos
Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:
1. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular.
En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:
1. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular.
4. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
5. Copia Registro civil de defunción del Titular.
6. Descripción completa de la consulta.
7. Dirección y datos de contacto del consultante.
8. Documento que acredite la calidad en que obra.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado:
1. Área de CLANAPPS S.A.S. a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular.
4. Copia Documento de identidad del representante legal.
5. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
7. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
8. El objeto perseguido.
9. Dirección y datos de contacto del reclamante.
10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
CLANAPPS S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
* Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
* Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
* Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
* Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
* Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.En todo caso, CLANAPPS S.A.S. observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. CLANAPPS S.A.S., no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular
11. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL
CLANAPPS S.A.S podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:
* Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, CLANAPPS S.A.S. se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
* De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
* Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.
* Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
* Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
* Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
* Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.
12. VIGENCIA
La presente Política entra en vigencia a partir del día 5 del mes de Marzo de 2022.
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de CLANAPPS S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.
Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento. De ser necesario CLANAPPS S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral; sin perjuicio de esto, en caso de generarse algún cambio sustancial sobre la Política, se comunicará a los Titulares.
